Міністерство освіти і науки України

Івано-Франківський національний технічний університет нафти і газу

                                          Кафедра документознавства та

                                                                           інформаційної діяльності

КУРСОВА РОБОТА

  З курсу              Інформаційний менеджмент

Тема: “Розробка концепції електронного документообігу Пенсійного фонду України”.

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

               КР.ДР.- 01.00. ПЗ

Студент групи   ДР-01-1                                                                      

Допускається до захисту

Керівник курсової роботи                                                             Г.Б. Корнійчук

01.12.04                    

Івано-Франківськ

2005

Івано-Франківський національний технічний університет нафти і газу

Кафедра             Документознавства та інформаційної діяльності

Дисципліна        Інформаційний менеджмент

Спеціальність   ДР

Курс         4             Група      ДР-             Семестр             7

ЗАВДАННЯ НА КУРСОВУ РОБОТУ

Студенту        

1. Тема курсової роботи 

“Розробка концепції електронного документообігу Пенсійного фонду України”.

2. Термін здачі студентом                  

3. Вихідні дані до проекту        Інформація про електронний документообіг Пенсійного фонду України, а також про комп’ютерні програми, які допомагають в організації роботи з документами                                                                                                                            

4. Зміст розрахунково-пояснювальної записки    Вступ

1. Поняття електронного документообігу
2. Проблеми організації електронного документообігу
3. Системи управління документами
4. Функції і завдання систем управління документами
5. Автоматизована система електронного документообігу Пенсійного фонду України    

Висновки        

5. Перелік графічного матеріалу                     Таблиці

6. Дата видачі завдання                        

КАЛЕНДАРНИЙ ПЛАН

Студент                                                                                                                                                        

Керівник                                                                                            Г.Б. Корнійчук       

“01”грудня  2004 рік

Зміст

Вступ....................................................................................................................5

1. Поняття електронного документообігу.......................................................8
   1. Електронний документ............................................................9
   2. Електронний документообіг.................................................10

2. Проблеми організації електронного документообігу..............................12
3. Системи управління документами............................................................14

                3.1. Загальні поняття...................................................................….14

                3.2. Загальні вимоги до системи документообігу...................…...15

3.3. Класифікація систем управління документами.....................16

4. Функції і завдання систем управління документами................................18

5. Автоматизована система електронного документообігу Пенсійного фонду України.......................................................................................................26

5.1. ”Атлас Док” - система електронного діловодства та документообігу......................................................................................................27

5.2. Створення електронного архіву на основі Hummingbird Enterprise.................................................................................................................32

5.3. Hummingbird Document Management — рішення для управління документами......................................................................................35

Висновки...........................................................................................................39

Список використаної літератури....................................................................41

Вступ

Управлінська діяльність в Україні, як і у всіх розвинутих країнах, здійснюється за допомогою документів, які одночасно є джерелом, результатом і інструментом цієї діяльності. В офісі виробничого підприємства технологія роботи із документами може бути нерозривно пов'язана з технологією його основної виробничої діяльності. Вона передбачає не тільки єдині правила документування - оформлення документів, але і єдиний порядок організації руху документів (документообігу). Відповідно до нормативних вимог документообіг організації охоплює рух документів із моменту їх отримання або створення до завершення виконання, відправки або здачі в справу.

Технологія управління документообігом передбачає ведення реєстраційно-контрольних форм у вигляді журналів і картотек. При цьому регламентуються склад і зміст реєстрованих реквізитів документів, а також різні форми звітності. Головна проблема традиційної технології управління документообігом - практична неможливість централізовано відстежувати рух документів організації в реальному масштабі часу. Адже це вимагає величезних трудовитрат не тільки на ведення докладних журналів і картотек в кожному підрозділі, але і на оперативне централізоване зведення відповідної інформації. Відсутність дієвої технології управління документообігом призводить, зрештою, до того, що, як правило, в довільний момент часу неможливо точно сказати, над якими документами працює установа, яка історія і поточний стан того або іншого питання, ніж конкретно зайняті виконавці.

В сучасній установі основними технологічними інструментами роботи із документами є комп'ютери, встановлені на робочих місцях виконавців і з'єднані в мережу. Якщо комп'ютерна мережа охоплює всі робочі місця діловодного персоналу в структурних підрозділах організації, то і з'являється можливість використовувати мережу для переміщення документів і централізовано відстежувати хід діловодного процесу - аж до роботи виконавців над документами на їх робочих місцях. Однак, сьогодні відбувається парадоксальна річ: будь-яка поважаюча себе установа закупляє високопродуктивні персональні комп'ютери, які об'єднуються в локальну корпоративну мережу, що забезпечує повну технологічну підтримку «електронного документообігу», але далі за використовування техніки для підготовки документа в текстовому редакторі із подальшим його роздруківкою на принтері справа не йде.

Головний пункт цієї проблеми укладений в процесі переходу до електронного документообігу, який в умовах нашої країни зв'язаний із багатьма труднощами.

Дана курсова робота присвячена темі, яка повязана із розробкою концепції електронного документообігу Пенсійного фонду України.

Тема організація роботи з документами в сучасних умовах має зараз велику актуальність, оскільки від правильного вибору технології роботи залежить успіх будь-якої організації.

В сучасних умовах для підвищення ефективності управління необхідне вдосконалення роботи з документами, оскільки будь-яке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовому документі.

Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарату управління, організацію і культуру праці управлінських працівників. Від того, наскільки професіонально ведеться документація, залежить успіх управлінської діяльності в цілому.

Щодо структури  даної роботи, то вона наступна:

1. Перша частина курсової роботи класично є науково-теоретичною, я намагатимусь  надати інформацію щодо загальних понять електронного документа і електронного документообігу, системи управління документами. Ця частина складається з чотирьох розділів.

2. Друга частина є суто практичною, я торкнуся детальніше саме прикладу електронного документообігу Пенсійного фонду України. 

3. Після того, як весь матеріал буде викладений, будуть запропоновані висновки та пропозиції щодо покращення роботи електронного документообігу Пенсійного фонду України.

Предметом  дослідження виступають  проблеми організації електронного документообігу, системи, загальні вимоги, класифікація, функції і завдання систем управління документами.

Мета даної роботи полягає в тому, щоб досліджувати основні етапи документообігу Пенсійного фонду України.

Об’єктом дослідження є система електронного документообігу Пенсійного фонду України.

Підбираючи літературу до курсової  роботи, можна сказати, що книг та посібників на дану тему дуже мало. Набагато більше інформації можна почерпити з Інтернету, хоча висвітленість теми  тут є недостатньо глибокою. Наприкінці роботи окремим переліком я надам інформацію щодо джерел, які допомогли мені наблизитись  до розкриття даної теми.

Щоб дослідити дану тему я використовувала такі методи, як узагальнення, порівняння, причинно-наслідкового зв’язку. Вони допомогли мені глибше розкрити суть, мету і завдання впровадження електронного документообігу в організаціях, установах.

Отже, обране коло проблем, логіка їх дослідження і всі прагнення отримати достатньо цілісне уявлення з питань, що розглядаються, обумовили певну послідовність  викладення  матеріалу, що знайшло свої відображення у структурі роботи.

Курсова робота складається з вступу, п’ятьох розділів, які включають вісім параграфів, висновків.

1. Поняття електронного документообігу

Документообіг, що грунтується на використанні електронних документів, підписаних такими ж віртуальними електронними підписами, - так званий електронний документообіг - уже давно завоював визнання у високорозвинутих країнах як реальна альтернатива паперовій тяганині та ефективний інструмент оперативного ведення бізнесу. Не відставати від прогресивних світових тенденцій намагається й Україна.

До останнього часу поняття електронного документа у трохи обмеженому варіанті було представлено лише в Законі про платіжні системи. Правові основи для застосування електронних документів у цивільних правовідносинах уперше закладені новим Цивільним кодексом України (ЦКУ), що набрав чинності з 01.01.04 р. Відповідно до ст. 207 ЦКУ правочин вважається здійсненим у письмовій формі, якщо волю сторін виражено за допомогою телетайпного, електронного чи іншого технічного засобу зв'язку. При здійсненні правочинів допускається застосування електронно-цифрового підпису. По суті, ст. 207 ЦКУ прирівнює електронні документи до паперових і допускає підписувати їх електронним підписом відповідно до спеціального закону. Отже, новий ЦКУ в сполученні ще з двома новими законами: Законом про електронні документи створює правове поле для широкого застосування нових інструментів у цивільних правовідносинах, поширюючи їх на необмежену сферу правовідносин (включаючи взаємини з державними органами - адміністративні правовідносини).

Втім, це правило містить винятки. Відповідно до ст. 8 того ж Закону електронний документ не може використовуватися як оригiнал таких документів: свідоцтва про право на спадкування; документа, який вiдповiдно до законодавствa може бути створений лише в одному оригінальному екземплярі, крім існування центрального сховища оригіналів електронних документів; в інших випадках, передбачених законом. У наведених випадках оригінал документа має бути поданий у паперовій формі.

1.1.Електронний документ

Визначення електронного документа знаходимо у ст. 5 Закону України “Про електронний документ”:

"Електронний документ - це документ, інформація в якому зафіксована у формі електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа".

Докладні вимоги по складу і порядку розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів будуть визначатися спеціальними нормативними актами. Можна з упевненістю зробити припущення, що електронні документи повинні містити всі ті обов'язкові реквізити, що й їхні паперові аналоги. Юридична чинність і доказовість надається електронному документу за допомогою так званого електронного підпису. Відповідно до ст. 6 Закону про електронні документи електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, що використовується для ідентифікації автора чи особи, яка підписала документ. Накладенням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Оригіналом електронного документа вважається електронний екземпляр документа з обов'язковими реквізитами, в тому числі з електронним підписом автора. За загальним правилом, встановленим ст. 7 цього Закону, якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією і реквізитами електронний документ і документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну чинність. Законом передбачена також можливість нотаріального завіряння електронних документів (але поки такий порядок законодавчо не врегульовано).

Характерна здатність оригіналів електронних документів до "розмноження": у разі пересилання електронного документа кiлькoм адресатам або його зберігання на декількох електронних носіях інформації кожен з електронних екземплярів вважається оригіналом електронного документа. При цьому однією з основних вимог до оригіналу є наявність можливості перевірити його цілісність (один із способів забезпечення цього - застосування ЕЦП, про що йтиметься нижче).

1.2. Електронний документообіг

Визначення такого поняття, як електронний документообіг, знаходимо у ст. 9 Закону України “Про електронний документ”:

Електронний документообіг (обіг електронних документів) - сукупність процесів створення, обробки, відправлення, передачі, отримання, збеpігання, використання і знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності і в разі потреби з підтвердженням факту отримання таких документів.

Порядок електронного документообігу визначається його суб'єктами: державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності відповідно до законодавства. Утім, загальні правила організації електронного документообігу встановлені самим Законом про електронні документи.

Це означає, що державні органи всіх рівнів будуть встановлювати правила електронного документообігу між собою та з юридичними особами всіх форм власності, а документообіг між юридичними особами буде здійснюватися в порядку, визначеному за домовленістю сторін. І все це - з дотриманням вимог законодавства.

Передача електронних документів здійснюється автором таких документів чи посередником з використанням інформаційних і телекомунікаційних засобів (наприклад, за допомогою тієї ж електронної пошти) чи шляхом відправлення електронних (машинозчитувальних) носіїв, на яких записані документи (дискети, компакт-диски под.), наприклад поштою.

Збеpігання електронних документів має здійснюватися на електронних носіях і забезпечувати можливість перевірки цілісності цих документів у будь-який момент. Що ж стосується терміну зберігання електронних документів на електронних носіях, то він має бути не менший від терміну, встановленого законодавством для збеpігання відповідних документів на папері. Нагадаємо, вимоги щодо термінів збеpігання документації встановлені Головним архівним управлінням при КМУ в Переліку № 41.

Отже, ми загалом представили "архітектуру" системи електронного документообігу, передбачену Законом про електронні документи. Проте як ця система працюватиме на практиці - з упевненістю можна буде говорити лише після того, як будуть видані необхідні підзаконні акти. Адже саме через "рамковий" характер зазначених законів більшість експертів сьогодні скептично ставляться до можливості швидкого поширення нових інструментів у вітчизняній діловій практиці.

Електронний документообіг широко використовується багатьма розвинутими країнами світу на одному рівні з паперовим, кількість та об'єм електронних транзакцій зростає кожного місяця. Електронний докуметообіг дозволяє значно знизити вартість транзакції, а документ в електронному вигляді набуває якісно нового значення. Тому необхідність законодавчого введення електронного цифрового підпису в Україні обумовлена входженням нашої держави в міжнародні торгові системи. Неабиякого значення набуває організація електронного документообігу, створення електронного уряду, а також заключения інших легальних транзакцій через Інтернет.
15 лютого 2002 року Верховною Радою було зареєстровано новий законопроект "Про електронний цифровий підпис". Його поява викликала велику кількість питань серед експертів з цих питань, адже більшість його положень було визнано дискусійними.

2. Проблеми організації електронного документообігу

Повне скасування паперового документообігу зараз неможливе: консерватизм персоналу, небажання навчатися і переучуватися, боязнь прозорості власної діяльності для керівництва, яка виникає після впровадження системи електронного документообігу; директор «радянського типу» - небажання безпосередньо працювати з комп'ютером, переглядати і редагувати документи. Сьогоднішні стандарти діловодства не враховують особливостей роботи із електронними документами. Відсутня єдина технічна політика і методологія, у тому числі в області діловодства. Існуючі системи не дозволяють гнучко змінювати схеми обробки документів і структуру, що зберігається на них інформації без загрози втрати даних. Необхідно забезпечити можливість редагування управлінських процесів за допомогою маршрутних схем, створюваних в графічному редакторі і діалогових вікон. При цьому скасовується функція діловода, оскільки Повне скасування паперового документообігу зараз неможливе: консерватизм персоналу, небажання навчатися і переучуватися, боязнь прозорості власної діяльності для керівництва, яка виникає після впровадження системи електронного документообігу; чинник директора «радянського типу» - небажання безпосередньо працювати із комп'ютером, переглядати і редагувати документи. З другого боку, відсутність закону про електронний документ передбачає обов'язкову наявність паперового оригіналу будь-якого значущого документа навіть при існуванні електронного варіанту. Сьогоднішні стандарти діловодства механізм обробки документа автоматизується. Інтеграція системи із офісними додатками робить її ще більш зручною.

Автоматизація діловодства усередині однієї організації забезпечує повноцінну роботу користувачів через Інтернет, управління діловими процесами, підтримку життєвих циклів і версій документів, динамічне управління правами доступу.

Багато обговорюється питаннь побудови загальнодержавної системи електронного документообігу, у тому числі формування державної технічної політики поетапного переходу від паперового до електронного документообігу і підвищення ефективності взаємодії органів державної влади між собою і зовнішніми організаціями і громадянами.

Основні  етапи переходу:

1. Електронні архіви: миттєве отримання графічного зображення необхідного документа на екрані;
2. Системи накопичення і управління знаннями: відкрита інформація, спрощення інформаційного обміну;
3. Цілком електронна інформація: електронний оригінал документа замість паперового.

Практична реалізація цих етапів повинна минає за допомогою прикладного програмного забезпечення – «офісних пакетів», що реалізовують всі функції систем управління документами. Про них піде мова далі.

3.Системи управління документами

3.1. Загальні поняття

Перш за все, необхідно дати визначення того, про який тип програмного забезпечення йтиметься. Якнайповніше визначення Систем управління документами (EDMS - Electronic Document Management Systems) дає аналітична компанія IDC [8]:

"Системи управління документами (СУД) забезпечують процес створення, управління доступом і розповсюдження великих обсягів документів в комп'ютерних мережах, а також забезпечують контроль над потоками документів в організації. Часто ці документи зберігаються в спеціальних сховищах або в ієрархії файлової системи. Типи файлів, які, як правило, підтримують системи СУД включають текстові документи, зображення, електронні таблиці, аудіо-, відео- дані, і документи Web. Загальними можливостями систем СУД є створення документів, управління доступом, перетворення і безпека."

Історично, СУД були вертикальними прикладення, розробленими для користування невеликими групами спеціалістів, що працюють в територіальній близькості один від одного із сильно структурованими документами. За рубежем додатку вертикального управління документами в основному впроваджувалися в таких областях як фармацевтичні дослідження, страхування, інженерні розробки, промислове виробництво.

В сучасних розподілених підприємствах система розповсюдження документів, вимоги по їх доступності і необхідність спільної роботи із ними зростають експоненціально. Мають високу цінність інформаційні матеріали створюються щодня, розміщуються в глобальних мережах, розповсюджуються в різних професійних колективах. В епоху Web формалізовані документи, доступні лише фахівцям, не можуть більше служити сховищем корпоративних знань. В цьому повинні допомогти Системи управління документами.

Таким чином, автоматизація діловодства (при допомозі СУД) необхідна для забезпечення мобільності керівництва підприємством і роботи самого підприємства.

3.2. Загальні вимоги до системи документообігу

Сьогоднішні підприємства вимагають розподіленої архітектури управління документами, тобто такої, яка задовольняє наступні вимоги:

• Масштабність - бажано, щоб система документообігу могла підтримувати як п'ять, так і п'ять тисяч користувачів, і здатність системи нарощувати свою потужність лише потужністю відповідного апаратного забезпечення. Виконання такої вимоги може бути забезпечено за допомогою підтримки серверів баз даних виробництва таких компаній, як Sybase, Oracle, Informix і ін., які існують практично на всіх можливих програмно-апаратних платформах, тим самим забезпечуючи найширший спектр продуктивності.
• Розприділеність - основні проблеми при роботі із документами виникають в територіально-розподілених організаціях, тому структура систем документообігу повинна підтримувати взаємодію розподілених місць. Причому розподілені місця можуть об'єднуватися найрізноманітнішими по швидкості і якості каналами зв'язку. Також структура системи повинна підтримувати взаємодію із віддаленими користувачами. Розподілене, розширюване управління документами призводить до різкого підвищення продуктивності роботи співробітників, посиленню загальної конкурентоспроможності організації.
• Модульність - цілком можливо, що замовнику може не бути потрібно відразу впровадження всіх компонентів системи документообігу, а інколи спектр вирішуваних замовником задач менше ніж весь спектр задач документообігу. Тоді очевидно, що система документообігу повинна складатися з окремих модулів, інтегрованих між собою.
• Відвертість - система документообігу не може і не повинна існувати у відриві від інших систем, наприклад інколи необхідно інтегрувати систему із прикладною бухгалтерською програмою. Тоді система документообігу повинна мати відкриті інтерфейси для можливого доопрацювання і інтеграції із іншими системами.
• Ефективність - забезпечення раціонального співвідношення між затратами на створення системи і цільовими ефектами, включаючи кінцеві результати автоматизації документообігу; можливість впровадження широкого спектру додаткових технологій для підвищення рівня повернення від засобів, що затрачують на систему.

3.3. Класифікація СУД

На ринку засобів електронного управління документами, умовно, виділимо п'ять категорій технологій. Слід відмітити, що жодна класифікація, мабуть, не є ідеальною. В результаті деякі продукти одночасно потрапляють в декілька категорій і мають риси, характерні для продуктів із різних категорій.

Нижче перераховані категорії технологій СУД із прикладами відомих постачальників і продуктів в кожному класі:

• Системи СУД, орієнтовані на бізнес-процеси: Documentum, FileNet (Panagon і Watermark), Hummingbird(PC DOCS).

Як правило, призначені для специфічних вертикальних і горизонтальних додатків, інколи орієнтовані на користування в певній індустрії. Ці рішення, як правило, забезпечують повний життєвий цикл роботи із документами, включаючи технології роботи із управління записами і потоками робіт, управління контентом (див. нижче) і т.д.

• Корпоративні СУД: Lotus (Domino.Doc), доповнення до Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).

Забезпечують корпоративну інфраструктуру для створення, спільної роботи над документами і їх публікації, доступну, як правило, всім користувачам в організації. Основні можливості цих систем аналогічні системам, орієнтованим на бізнес-процеси. Однак, їх  особливістю є спосіб користування і розповсюдження. Аналогічно таким засобам як текстові редактори і електронні таблиці, корпоративні СУД є стандартними, "додатком за умовчанням для" створення і публікації документів в організації. Як правило, ці засоби не орієнтовані на користування лише в якійсь певній індустрії або для вузької певної задачі. Вони пропонуються і впроваджується як загальнокорпоративні технології, доступні практично будь-якій категорії користувачів.

• Системи управління контентом (від англ. content – зміст, суть): Adobe, Excalibur.

Забезпечують процес відстежування створення, доступу, контролю і доставки інформації аж до рівня розділів документів і об'єктів для їх подальшого повторного користування. Потенційно доступність інформації не у вигляді документів, а в менших об'єктів полегшує процес обміну інформацією між прикладеннями.

• Системи управління чинами

Перетворять інформацію з паперових носіїв в цифровий формат, як правило, це TIFF (Tagged Image File Format), після чого документ може бути використаний в роботі вже в електронній формі.

• Системи управління потоками робіт (Workflow management): Lotus (Domino/Notes і Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Ці системи в основному розраховані на забезпечення руху якихось об'єктів по заздалегідь заданих маршрутах (так звана «жорстка маршрутизація»). На кожному етапі об'єкт може мінятися, тому його називають загальним словом «робота» (work). Системи такого типу називають системами workflow — «потік робіт». До робіт можуть бути прив'язані документи, але не документи є базовим об'єктом цих систем. За допомогою таких систем можна організувати певні роботи, для яких заздалегідь відомі і можуть бути прописаний всі етапи.

4. Функції і завдання систем управління документами

Визначимо той необхідний рівень функціональних можливостей, якому повинна відповідати сучасна система автоматизації діловодства. Будь-яка система повинна підтримувати повний життєвий цикл документа в організації - від його первинної реєстрації до списання в справу.

Життєвий цикл документа [4] складається з двох основних стадій:

1. Стадія розробки документа, яка може включати:
   • власне розробка змісту документа;
   • оформлення документа;
   • затвердження документа.

У тому випадку якщо документ знаходиться на стадії розробки, то він вважається неопублікованим, і права на документ визначаються правами доступу конкретного користувача.

2. Стадія опублікованого документа, яка може включати:
   • активний доступ;

архівний документ: короткотермінового зберігання; довгострокового зберігання;

• знищення документа.

Коли документ переходить на другу стадію, він вважається опублікованим тоді, коли право на документ залишається лише одне - доступ на читання. Як зразкок опублікованого документа можна навести шаблон стандартного бланка підприємства.

Організація роботи сучасного офісу передбачає оперативне інформаційне обслуговування. Терміни підбору всіх документів із запитаному керівництвом питання не повинні перевищувати декількох годин. В той же час багато документів (доповідні, аналітичні записки, звіти, стенограми засідань і т.п.) містять інформацію про безліч питань, не відображених в заголовках. Тому оперативну і максимально повну підбірку можна отримати лише використовуючи комп'ютерний пошук по текстах документів в електронній формі. Для цього в СУД передбачена організація електронного архіву, тобто, простими словами, не треба йти в сховище, шукати справу, заповнювати лист, при необхідності – виготовляти копію документів, при поверненні справи – здійснювати поаркушевий перегляд, розкладку на місце і т.п. – всі процедури автоматизуються.

Електронний архів підприємства - це комплекс програмного і апаратного забезпечення, призначений для вирішення наступних задач:

• Організація зберігання електронних документів.

Необхідно забезпечувати зберігання довільної кількості електронних документів на різноманітних носіях. Носії електронних документів характеризуються двома основними параметрами, вартістю зберігання одного мегабайта інформації і швидкістю доступу до інформації. Причому ці два параметри обернено пропорційні один одному - залежно від вирішуваних задачі, необхідно знаходити оптимальну відповідність і вибирати певний носій інформації. Також на вибір носія впливає термін зберігання інформації. Інколи для низки задач необхідно створювати систему зберігання, яка складається з різнотипних носіїв. Наприклад, для оперативного доступу потрібне застосування високошвидкісних жорстких дисків, а для архівного зберігання достатньо роботизованних бібліотек оптичних дисків. Відповідно для таких систем зберігання необхідно вирішувати задачі не лише спільної роботи даних носіїв інформації, але і забезпечувати міграцію документів між носіями. Ця міграція може здійснюватися або шляхом настройки системи адміністратором (наприклад після закінчення 90 днів з дня створення документа він повинен автоматично переміститися на більш повільний і дешевий носій інформації), або автоматично залежно від частоти обігу користувачів до того або іншого документа.

• Організація обліку паперових і мікрографічних документів.

Архівна система окрім роботи із електронними документами повинна враховувати паперові і мікрографічні документи - система повинна зберігати лише електронну картку на документ даного типу і підтримувати контроль стандартних архівних операцій: видача документа, повернення документа.

• Організація пошуку документів.

Поряд із організацією зберігання документів необхідно їх швидко і ефективно шукати. Якщо із швидкістю пошуку все зрозуміло, то для пояснення поняття ефективності пошуку коротко розглянемо моделі пошуку. Існує два підходи до пошуку документів. Перший підхід полягає в тому, що в процесі пошуку шукається документ, який точно існує в системі, і задача полягає в тому, щоб процес пошуку звівся до знаходження необхідного документа або документів. Цей підхід застосуються в 90% всіх випадків пошуку. Другий підхід полягає в тому, що шукаються всі документи з питаннями, що цікавлять. Для цього підходу властиві такі поняття, як повнота - відповідність між знайденими документами по даному запиту і дійсному списку документів і шум - відповідність документів, що відповідають запиту і документів, нерелевантних йому.

• Підтримка захисту документів від несанкціонованого доступу і аудиту роботи.

Архівна система повинна мати захист на рівні документа - кожний документ повинен мати асоційований із ним список користувачів, що мають право здійснювати із ним певні операції. Як правило, визначаються наступні види доступу [5] (набір повноважень залежить від конкретної СУД):

• повний контроль над документом;
• право редагувати, але не знищувати документ;
• право створювати нові версії документа, але не редагувати його;
• право анотувати документ, але не редагувати і не створювати нові версії;
• право читати документ, але не редагувати;
• право доступу до картки, але не до змісту документа;
• повна відсутність прав доступу до документа.

• Підтримка проглядання документів без завантаження прикладень, які породжують документ.

Архівна система повинна підтримувати спеціальні програми перегляду, що дозволяють отримати доступ до документів різноманітних форматів без завантаження ресурсоємних прикладень.

• Підтримка анотування документа.

Інколи для забезпечення колективної роботи із документом необхідно дозволяти наносити коментарі на документ, не змінюючи його основного змісту. Коментарі (знаки, текст, кольорові помітки) зберігаються в шарах, які можуть бути прив'язаний до імені автора, що створив ці коментарі.

• Підтримка колективної роботи із документом.

Виражається в підтримці цілісності документів, для цього повинні бути реалізовані бібліотечні функції виписування і повернення документів на/з редагування, що запобігає одночасному редагуванню одного документа декількома користувачами, усуваючи тим самим можливі конфлікти. Для того, щоб дозволити в рамках одного документа працювати одночасно декільком користувачам, вводиться поняття версії і підверсії документа - один документ може містити декілька версій, а кожна версія - декілька підверсій. Крім того, в рамках одного документа і однієї версії (підверсії) документа може існувати декілька представлень документів (в різних форматах).

• Підтримка складових документів.

Кожний документ може бути сукупністю інших документів. Такий документ носить назву складового або контейнера, а в діловодстві такий документ носить назву "справа", по своїх характеристиках він аналогічний простому документу. Документи можуть бути з'єднаний в складовий документ за допомогою декількох типів зв'язків. Ці зв'язки визначають, які версії об'єднуються в контейнер, наприклад, остання по даті, остання відредагована, старша версія і т.п. Ці зв'язки визначають, як здійснюватиметься збірка документа в складовий документ. Для складових документів повинен існувати прикладення, яке здійснюватиме остаточну збірку такого документа.

• Підтримка розповсюдження опублікованих документів.

Як тільки документ публікується його інколи необхідно розповсюджувати. Це відбувається двома основними шляхами, або через систему електронної пошти, шляхом розсилки, або через Internet, шляхом публікації на Web-сервері.

Окрім базових архівних задач існує низка прикордонних функцій, пов'язаних з документами різних типів (електронних, паперових, мікрографічних) і переведення їх із одного типу в іншій. Дана проблема підрозділяється на два основні класи.

• Персональне введення паперових документів. Введення невеликої кількості різнотипних паперових документів здійснюється за допомогою планшетних або персональних сканерів. Після операції сканування документ вручну індексується шляхом заповнення картки документа.
• Масове (потоковий) введення паперових документів. Основна відмінність від попереднього полягає в тому, що обробляється велика кількість однотипних документів. Як зразки прикладення даної технології в конкретних наочних областях можна наводити: систему введення і зберігання платіжних доручень в банку, систему обробки анкет опитування населення, систему обробки результатів голосування.

При реалізації технології масового введення документів можна розглядати два основні класи задач.

Задача витягання даних із паперових документів. Наприклад, є форма із результатами опитування населення. Необхідно ввести велику кількість анкет, витягнути із них дані і завантажити в деяку базу. В цьому випадку нас цікавлять лише витягнуті структуровані дані, а не самі зображення документів.

Задача витягання даних із паперових документів із збереженням зображення документа. Якщо ви обробляєте не форму із опитуваннями населення, а платіжне доручення клієнта, то має сенс після витягання даних зберегти зображення документа для того випадку, коли буде потрібно аналіз вихідного документа.

При організації систем документообігу однією з основних складових є системи маршрутиризації і контролю виконання, які оперують документами, що зберігаються в архіві.

• Вільна маршрутиризація.

Виділяється два основних типів маршрутів документів. Послідовна маршрутиризація - документ послідовно минає одного виконавця за іншим. Передача документа від одного користувача до іншого може відбуватися після закінчення контрольного часу, або після завершення роботи одним з них. Паралельна маршрутиризація - документ одночасно поступає всім виконавцям, а завершення маршруту відбувається, коли один або всі користувачі завершать роботу із документом.

• Системи електронної пошти.

Мінімальною достатньою системою, що забезпечує маршрутиризацію документів є система електронної пошти, яка здійснює паралельне розповсюдження документів (маршрутиризація відрізняється від розповсюдження або розсилки тим, що маршрутизований документ повертається в початок маршруту, наприклад до ініціатора, а розсиланий документ йде до виконавця без контролю факту повернення). За допомогою додаткових прикладеннь система електронної пошти може забезпечувати послідовну маршрутиризацію документів.

• Вільна маршрутизація документів із контролем виконання.

Під контролем виконання розуміється наступна функціональність:

Контроль доставки завдання - ініціатору видається інформація про те, що його завдання досягло місця призначення (виконавця).

Контроль прочитання завдання - ініціатору видається інформація про те, що із його завданням ознайомилися співробітники для яких це завдання було призначено.

Контроль виконання - ініціатору видається інформація про те, що завдання виконано.

Моніторинг завдання - ініціатор завжди може подивитися, хто і що зараз робить із його завданням.

Сповіщення про порушення термінів виконання - система документообігу може сповістити ініціатора про те, що надіслане їм завдання прострочено конкретним співробітником.

Історія виконання завдань.

Контроль якості виконання -  означає, що, якщо користувач говорить про те, що завдання виконано, це ще не означає, що воно дійсно виконано, ініціатор повинен перевірити якість виконання, підтвердити або ні виконання.

Інформація може видаватися у вигляді зміни статусу завдання у вікнах вхідних і вихідних завдань або у вигляді нового завдання сформованого системою ініціатору або за допомогою повідомлення по електронній пошті.

• Маршрутиризація документів по заздалегідь задагих маршрутах із контролем виконання (жорстка маршрутизація).

Маршрути можуть бути складнішими, ніж прості послідовні або паралельні:

комбіновані із послідовних і паралельних елементів;

умовні, із переходами залежно від стану тих або інших мінливих маршрутів.

Такі маршрути стають складними для їх завдання "на льоту", тому в цьому випадку використовується спеціалізований графічний редактор, що дозволяє створювати маршрут. Ініціатор викликає створений і іменований маршрут і прикріплює до нього документи - ініціює його. Система маршрутиризації повинна бути інтегрована із архівною системою, і реальні додатки для роботи із документами не можуть бути засновані лише на файловій системі. І ось чому. Будь-який процес маршрутиризації документів - цей рух одного документа, а не безліч його копій, як це відбувається в системах електронної пошти. Посилати один документ необхідно не лише по міркуваннях економії простору, але і в основному для підтримки його цілісності - в процесі маршрутизації багато користувачів намагаються вносити зміни в документ.

Розглянуті можливості і функції забезпечують побудову будь-якої приватної системи документообігу на будь-якому підприємстві в будь-якій наочній області. Природно, для побудови приватного вирішення можна обмежувати функції системи залежно від  вимог замовника.

5. Автоматизована система електронного документообігу Пенсійного фонду України

Корпорація «Атлас» завершує впровадження автоматизованої системи електронного документообігу в Пенсійному фонді України (ПФУ). Роботи проводяться в рамках побудови Інтегрованої комплексної інформаційної системи ПФУ, Генеральним підрядчиком створення якої є АТЗТ “Атлас”. Проект базується на системі електронного діловодства і документообігу “Атлас Док,” Hummingbird Enterprise, Hummingbird Collaboration, Hummingbird RM.

На сьогодні система впроваджена і експлуатується в рамках Центрального апарату ПФУ, в багатьох регіональних та навіть районних управліннях ПФУ. Проводиться впровадження системи в інших регіональних управліннях. Річний обсяг документообігу Центрального апарату ПФУ складає близько 42 тисяч документів. У процесі впровадження фахівці ДПС “Атлас” провели додаткове налагодження та адаптацію системи, у тому числі було розроблено близько 30 додаткових звітів. На базі учбового класу ДПС “Атлас” відбулося централізоване навчання адміністраторів і користувачів Атлас ДОК – спеціалістів регіональних управлінь ПФУ.

Наступним етапом проекту планується завершити впровадження системи на регіональному рівні, поширити Атлас ДОК на рівень структурних підрозділів Центрального апарату ПФУ, ще не охоплених системою

Переваги системи електронного документообігу ПФУ:

• Скорочення обсягів паперових витрат, що пов'язані з опрацюванням документів.
• Використання електронних копій документів під час роботи користувачів. Підтримка версій електронного документа.
• Використання шаблонів текстових атрибутів у системі.
• Колективна робота під час виконання і розробки документів.
• Наглядний і зручний контроль щодо виконання встановлених доручень.
• Необмежена кількість контролерів і виконавців одного завдання.
• Можливість неодноразового перенесення терміну виконання доручення.
• Багаторазова можливість звітування щодо виконання встановленого завдання. Причому, в якості звіту може виступати будь-яка дія або документ системи.
• Автоматичне зняття завдань з контролю під час реєстрації документів, що скасовують їх виконання.
• Підтримка завдань з циклічним періодом виконання.
• Встановлення зв'язків між документами в системі.
• Короткі анотації для електронних копій документів.
• Внутрішня поштова система.
• Використання маршрутних схем.
• Гнучкий, інтуїтивно зрозумілий інтерфейс.

5.1. ”Атлас Док” - система електронного діловодства та документообігу

Система “Атлас Док” призначена для автоматизації основних процедур сучасного діловодства: розгляд вхідного документу, виконання резолюцій, обробка вихідних документів, контроль виконання, а також для управління процесами сучасного електронного документообігу: створення документу, обробка, тиражування, збереження, пошук, авторизований доступ.

Реалізовані в системі функції діловодства відповідають вимогам українського законодавства (постанова КМУ № 1153 від 17.03.97). “Атлас Док” являє собою модульне рішення в галузі організації електронного діловодства та документообігу. Система підходить для використання як у державних організаціях, так і в комерційних структурах будь-якого масштабу.

Основні функції “Атлас ДОК”:

• Реєстрація вхідних, розпорядчих, внутрішніх і вихідних документів як в паперовому, так і в електронному вигляді. Забезпечення одноразовості реєстрації будь-якого документу в системі.
• Завантаження та ведення електронного архіву документів, у т.ч. версій документів.
• Підтримка багаторазовості обліку документів.
• Контроль виконання завдань, встановлених як зовнішніми кореспондентами (що є вищими по відношенню до організації), так і власним керівництвом. Контроль виконання завдань як в межах організації, так і підлеглими структурами.
• Маршрутизація, транспорт і контроль виконання діловодних процесів їх учасниками.
• Підтримка колективної розробки документів.
• Забезпечення організації ефективного пошуку.
• Підтримка інформаційних повідомлень між учасниками документообігу.
• Забезпечення динаміки зміни штатного розпису організації із збереженням історії під час роботи та опрацювання документів.
• Одержання необхідних стандартних форм і журналів, а також статистичних звітів документообігу організації.

Функціональна структура “Атлас ДОК”:

Система електронного діловодства та документообігу “Атлас ДОК” створена на базі комплексу інструментальних засобів Atlas Tools, у тому числі:

• Сервер додатків, середовище розробки та виконання (Atlas DevS);
• Система автоматичного розповсюдження версій на робочі станцій користувачів (з використанням Atlas SDS).

Технологічні переваги “Атлас ДОК”:

• Масштабність системи - cистема може охоплювати сферу керування документами як цілком, так і впроваджуватися поетапно, починаючи з найбільш критичних ділянок діловодства. Кількість користувачів системи обмежується лише апаратними вимогами до системи.
• Модульність - cистема складається з окремих інтегрованих модулів. Якщо коло задач замовника вужче, ніж спектр можливостей, розв'язуваних системою, то замовник може використовувати лише необхідні йому функції системи.
• Відкритість системи, наявність вбудованих засобів розвитку системи, що надає можливості модифікації елементів системи та розвитку її функціональності.
• Інтеграція з офісними додатками - будь-які списки системи (реєстраційні і контрольні картки, картка електронної копії документа, картки внутрішнього і зовнішнього адресата і т.п.) можуть бути легко експортовані в інші офісні додатки (MS Excel, HTML, txt).
• Трирівнева технологія клієнт-сервер дозволяє підтримувати множинний доступ користувачів до інформації в режимі реального часу.
• Єдина система розподілу доступу до функцій системи з використанням ролей: надання доступу на перегляд та модифікацію окремих ресурсів.
• Авторизація доступу в систему, аудит дій користувачів.
• Гнучкий, інтуїтивно зрозумілий типізований інтерфейс, можливість самостійної побудови необхідних статистичних звітів.
• Забезпечується підтримка автоматизації механізму централізованого поширення нових версій чи встановлення клієнтського програмного забезпечення.

Загальносистемне середовище:

• Операційна система сервера: Windows 2000 Server
• Системи управління базами даних: СУБД Oracle 9i
• Операційна система клієнтської робочої станції: Windows XP, Windows 2000 Professional, Windows 98.
• Поширення нових версій: Atlas Software Distribution System

Апаратний комплекс:

5.2. Створення електронного архіву на основі Hummingbird Enterprise

Електронний архів - комплексне рішення по створенню і наповненню електронного архіву документів, забезпеченню їхнього надійного збереження й оперативної доступності, а значить - ефективного використання. Електронний архів оптимальним чином вирішує задачі поточного збереження документів, на етапі якого найбільшу значимість здобуває оперативність доступу до інформації і наявність можливості одночасного використання документа декількома співробітниками. Співробітники підрозділів, що володіють відповідними правами, у будь-який момент можуть одержати його електронну копію. Паперовий оригінал при цьому залишається в оперативному архіві централізованої служби, звідки після закінчення визначеного терміну він передається безпосередньо в централізований архів організації. Така форма збереження значно знижує можливість втрати документів і підвищує оперативність роботи за рахунок скорочення часу пошуку потрібного документа.

Електронний архів - це якісно новий рівень використання документальної інформації. Його впровадження дає могутній імпульс до розвитку органам державного управління, міністерствам і відомствам, архівам, банкам, промисловим підприємствам і корпораціям, великим комерційним фірмам, установам науки, освіти і культури.

Задачі, що вирішуються при впровадженні електронного архіву:

• Підвищення надійності збереження інформації, зменшення ризику втрати важливої інформації внаслідок недбалості персоналу або впливу зовнішніх факторів;
• Підвищення ефективності використання інформації за рахунок зменшення часу на пошук необхідних документів;
• Забезпечення доступу до інформації практично з будь-якої територіально віддаленої точки за умови наявності відповідних прав доступу;
• Інтеграція з іншими інформаційними системами підприємства.

Електронний архів виконує наступні функції:

• Організація збереження електронних версій документів і облікової інформації;
• Ведення класифікаторів та рубрикаторів і їх використання для пошуку документів;
• Встановлення і підтримка логічних зв'язків між документами;
• Організація пошуку документів:

• За атрибутами реєстраційних карток;
• Повнотекстовий пошук;
• За анотаціями;

• Забезпечення доступу до облікової інформації та електронних документів відповідно до прав доступу;
• Ідентифікація електронних документів за їхніми реквізитами;
• Формування звітів про роботу користувачів з електронним архівом.

Hummingbird Enterprise - проста і надійна система для гнучкого управління вашими інформаційними активами.Hummingbird Enterprise здійснює підтримку промислових обсягів збереження, багаторівневої системи обмеження доступу. Наявність механізмів кластеризації і балансування навантаження дозволяє задовольнити вимоги до електронного архіву великої, територіально-розподіленої структури.

Використання Hummingbird Enterprise дозволяє:

• Зберігати документи різного типу з різних носіїв у логічно простому архіві необмеженого обсягу.
• У багато разів скоротити час пошуку, сортування, поширення документів.
• Переглядати великий набір інформаційних джерел, незалежно від формату даних, що знаходяться в них.
• Забезпечити високий рівень безпеки важливої інформації при прозорому доступі для авторизованих користувачів.
• Цілком відновити дані після збою.
• Витягати, фільтрувати й обробляти дані з будь-яких корпоративних джерел, включаючи ERP-системи, CRM, білінгові, банківські, виробничі та інші.
• Забезпечити доступ до всіх джерел інформації через єдиний користувальницький інтерфейс.
• Розділити фізичне представлення (файли/сервера) сховища документів від логічного (проекти, користувачі, бізнес-зміст).
• Створювати звіти.
• Автоматизувати колективну розробку документів і поширення.

Ключові переваги Hummingbird Enterprise:

• Загальна платформа для управління всіма корпоративними інформаційними ресурсами. Hummingbird Enterprise дозволяє організаціям максимально ефективно використовувати свої інформаційні ресурси - дані, що містяться в документах, зображеннях, роздруківках, веб-ресурсах, повідомленнях електронної пошти та інших джерел. Управління цими ресурсами з єдиної платформи дозволяє підтримувати інтегрованість і цілісність інформаційної системи.
• Підтримка різних типів програмних додатків. Наявність підтримки такої безлічі типів документів забезпечує і підтримку широкого кола додатків. Наприклад, Hummingbird Enterprise наповняє внутрішнім змістом процеси управління документами, публікацію і управління вмістом веб, операції, зв'язані з електронною комерцією, корпоративні інформаційні портали, системи управління взаєминами з замовниками і додатки для самостійної роботи.
• Рішення від одного постачальника. Рішення одного постачальника, таке як Hummingbird Enterprise, знижує витрати, зв'язані з розумінням, розгортанням, інтеграцією, відновленням і підтримкою безлічі продуктів.
• Єдина точка входу в систему для користувачів виключає необхідність знати місцезнаходження потрібних документів, а також прискорює навчання користувачів.
• Спрощене адміністрування і підтримка. Hummingbird Enterprise містить усі технології, зв'язані з управлінням документами і бізнес-процесами, тому з погляду адміністрування і підтримки система представляє менше труднощів.

5.3. Hummingbird Document Management — рішення для управління документами

Процес створення документів на сучасних підприємствах все більше й більше прискорюється, при цьому контроль над інформації стає насущною задачею. Потреба збільшення продуктивності і нагромадження корпоративних знань і практик на тлі обміну інформацією приводить підприємства до розуміння того, що тільки впровадження єдиної структури для каталогізації, управління й обміну документами в масштабах усього підприємства і за його межами для роботи з клієнтами, постачальниками і партнерами, дозволить забезпечити подальший ріст і розвиток їхнього бізнесу.

Без відповідних інструментів, накопичені інформаційні ресурси становлять собою уривкову інформацію, а співробітники найчастіше можуть працювати тільки з тими документами, які вони самі і створили. Пошук потрібної інформації серед різних відділів і підрозділів компанії - від юридичного до інженерно-технічного, серед різних документів - від переписування з клієнтами до офіційних документів, і серед численних офісів - від Нью-Йорка до Лондона і Токіо, - становить собою трудомістку, іноді практично нерозв'язну задачу. У результаті документи постійно відтворюються і відтворюються заново, знання безповоротно губляться, а витрати постійно збільшуються.

Hummingbird Collaboration. Сьогодні, більше ніж коли-небудь, координаційні групи поєднують у собі не тільки співробітників із усіх відділів підприємства і регіональних офісів, але і все зростаючу кількість учасників проекту, що працюють у компаніях, що є партнерами, постачальниками, клієнтами або в спільних підприємствах по усьому світі, що створює додаткові труднощі. Різні часові пояси, високі транспортні витрати, зростаюча складність бізнес-проектів і супутніх процесів та інші перешкоди, зв'язані з процесами логістики - все це становить собою додаткові проблеми. Єдине, що може допомогти підприємствам справитись із цими задачами - це мережеве середовище колективної роботи, пропоноване компанією Hummingbird.  Потужні можливості Collaboration по обробці документів, проектів і процесів дозволяють формувати глобальні віртуальні команди, керувати доступом і ролями, вести дискусії по ключових питаннях, керувати задачами і, саме головне, збирати і зберігати колективні знання, що важливо для забезпечення як негайної конкурентної переваги, так і для використання їх надалі. Надзвичайно надійна модель безпеки Hummingbird Collaboration забезпечує внутрішню цілісність системи, надаючи модель делегованих повноважень як для керівників групи, так і для адміністраторів, що дозволяє здійснювати контроль повноважень і доступу на кожному рівні проекту.

З використанням Hummingbird Collaboration організації можуть створити високонадійне, інтуїтивно зрозуміле середовище для проектних груп, необхідне для публікації, збереження, управління, поширення й обміну документами. При інтеграції Hummingbird Collaboration з Hummingbird DM і з Hummingbird Portal, цілісним, безпечним і настроюваним в залежності вимог від користувача веб-середовищем для управління та інтеграції додатків, інформації та корпоративних ресурсів підприємства, користувач одержує можливість задіяти всі функціональні й інструментальні засоби для одержання цілісної інформації і результативної роботи проектної команди.

Hummingbird RM створює надійне й організоване середовище для управління повним життєвим циклом усіх фізичних і електронних інформаційних інтелектуальних активів корпорації - від їхнього створення до елементарного переміщення. Користувачі одержують можливість забезпечити швидку категоризацію документів для їхнього подальшого збереження за рахунок використанням інтуїтивного-зрозумілого мережевого інтерфейсу й інтерфейсу Windows, що також забезпечують простий пошук, колективне використання і безпечний доступ до захищених записів підприємства. Масштабна інфраструктура, створювана за рахунок застосування рішення, забезпечує можливість постійного доступу до системи для того, щоб користувачі могли працювати з документами в будь-який момент часу більш ефективно.

Адміністратори системи можуть цілком довіряти розширеним технологіям забезпечення безпеки. Вбудовані функції системи запобігають несанкціонованому доступу на рівні каталогів, документів, робочих груп, на рівні користувача і рівнів роботи з файлами картотеки. Завдяки надійному захисту записів і забезпеченню належного використання і збереження інформації відповідальні за забезпечення безпеки співробітники можуть зосередитися на вирішенні задач, пов'язаних зі стратегічним управління функціями контролю і захисту інформації, - наприклад, виконанні масштабних класифікаційних змін, швидкому проведенні інвентаризації з використанням сканування і штрихів-кодів та автоматизації процесу розміщення і категоризації інформації.

Hummingbird DM перетворить документно-орієнтовану електронну інформацію в інтелектуальні активи на базі єдиної платформи, підготовленої конкретно для даного підприємства. Такий підхід оптимізує процеси, пов'язані з одержанням, обміном, колективним використанням і забезпеченням захисту корпоративних інформаційних ресурсів. Запити користувачів легко обробляються в масштабах загальних репозиторіїв Hummingbird DM, що дозволяє користувачам знаходити документи і керувати ними, а також поширювати їх для перегляду, колективної роботи і публікації для роботи проектних груп як усередині компанії, так і в умовах територіально розподілених підприємств.

Адміністратори оснащені всіма необхідними засобами управління інфраструктурою документів, можливості швидкої конфігурації середовища DM, настроювання структур і форм репозиторію відповідно до вимог користувача, імпортування успадкованих документів і метаданих, інтеграції додатків, впровадження інтерфейсів користувача без необхідності безпосереднього відвідування робочих станцій і управління збереженням і розміщенням документів.

Висновок

Раціональна організація документообігу — це одна з основних умов правильної постановки роботи з документами Пенсійного фонду України та інших організацій.

Документ, як носій інформації, виступає як неодмінний елемент внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодію їх частин. Інформація є підставою для ухвалення управлінських рішень, служить доказом їх виконання і джерелом для узагальнень, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи.

Крім того, документування у багатьох випадках є обов'язковим, наказується законом і актами державного управління, тому воно є одним із засобів зміцнення законності і контролю.

Від чіткості і оперативності обробки і руху документів зрештою залежить швидкість ухвалення рішень. Тому в раціональній організації документообігу завжди надається велика увага, де невчасна обробка фінансових документів може привести до негативних економічних наслідків.

Встановлення того або іншого порядку документообігу залежить від характеру і особливостей господарських операцій і їх облікового оформлення, а також від структури підприємства і його облікового апарату.

Для кожного вигляду або роду документів (вимог, невигідних, рахунків і т.д.) розробляється особлива схема документообігу у формі графіка руху документів. В цьому графіку вказуються, через які інстанції (робочі місця) і в якій послідовності проходить документ, і які при цьому скоюються в кожній інстанції процеси по обробці документа і записам на його основі.

Правильно організований документообіг повинен задовольняти дві найголовніші умови:

По-перше, для кожного документа встановлюється найкоротший шлях проходження, тобто мінімальна кількість окремих інстанцій (робочих місць), через які він повинен пройти без зайвих і повторних рейсів.

По-друге, для кожного документа визначається мінімальний термін проходження, обмежений межами часу, необхідного для виконання роботи з документом на кожній інстанції.

В даний час наявність успішно діючої системи автоматизації діловодства і документообігу говорить про благополуччя установи і його керівництва. Це означає повну керованість підлеглих керівництву апарату, їх компетентність, солідарність, дисциплінованість і зацікавленість в максимально успішному виконанні дорученої справи.

Автоматизована система представляє можливість проводити оперативний і ефективний обмін інформацією між всіма ділянками виробничого процесу, дозволяє скоротити час, що вимагається на підготовку конкретних задач, виключити можливих появ помилок підготовки звітної документації.

Упровадження автоматизованої системи в Пенсійному фонді України забезпечить зручність в роботі, раціональну організацію роботи і зниження психологічних навантажень. Також знизяться фізіологічні навантаження, оскільки з упровадженням відповідного програмного забезпечення час, що затрачується на цю ж роботу, істотно зменшиться. Це позитивно вплине на працездатність працівника, оскільки приведе до зменшення кількості оброблюваної інформації, а також у персоналу з'явиться додатковий час для аналізу і ухвалення управлінських рішень.

Список використаної літератури

1. Закон про електронні документи - Закон України "Про електронні документи й електронний документообіг" від 22.05.2003 р. № 851-IV.

2.  Бажин И.И. Информационные системы менеджмента.- М., 2000.- 688с.

3. Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы – 1997. №1

4. Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота // Открытые системы – 1997. №1

5. Корнеев И.К. Организация технологий офисной деятельности: Монография / ГУУ. – М., 2001. – 204 с.

6. Кузнецов С. Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело – 2001. №3

7. Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота // Директор информационной службы. – 2001. №2

8. Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения - http://www.mdi.ru/library/analit/sysel.html

9. Страстенко В. В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. -http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html

10. Электронный документооборот: миф или реальность? // eRussia Форум. – 2001.

11. www.dps.kiev.ua

12. www.sap.com

13. www.baan.com

14. www.erp-people.com

15. www.economics.ru

Рецензія